Notice d'information et politique de confidentialité (KVKK)
Cette notice est établie par Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti. (« Sahatek » ou « nous »), responsable du traitement pour le logiciel WappNeo (l'« Application ») et le site wappneo.com (le « Site »), conformément à la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles (« KVKK ») et à la réglementation associée. Elle informe les personnes physiques qui installent l'Application, visitent le Site ou reçoivent des messages envoyés via l'Application.
1. Identité du responsable du traitement
Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti.
Konya, Turquie
Téléphone : 0850 532 7690 · 0553 240 16 90
E-mail : [email protected]
Web : wappneo.com
2. Fonctionnement de WappNeo et flux de données
WappNeo est un logiciel Windows qui permet aux entreprises de gérer leurs propres comptes WhatsApp depuis leurs propres ordinateurs. Cette architecture détermine où chaque donnée est conservée :
- Conservé sur votre ordinateur : votre session WhatsApp, le contenu des discussions, votre répertoire, vos modèles de messages, les journaux d'envoi et l'activité des utilisateurs sont stockés uniquement sur l'ordinateur où l'Application est installée. Ces données ne sont jamais envoyées aux serveurs de Sahatek.
- Conservé sur le serveur WappNeo : informations de licence et de compte utilisateur, profil de la société (raison sociale, coordonnées, logo), notifications d'opérations mises en file pour l'intégration ERP, enregistrements de rapprochement et réponses des clients, liste noire (numéros désabonnés), clés API et journaux d'administration.
- WhatsApp : les messages sont transmis directement depuis votre compte WhatsApp via l'infrastructure de Meta Platforms. La politique de confidentialité de WhatsApp s'applique séparément ; Sahatek n'est pas responsable des traitements de WhatsApp.
3. Données personnelles traitées
3.1 Utilisateurs de l'Application (personnel de l'entreprise)
- Identité et contact : nom, e-mail, numéro de téléphone, raison sociale.
- Compte et licence : identifiant utilisateur, empreinte du mot de passe (le mot de passe lui-même n'est pas conservé), durée de licence, empreinte de l'appareil (pour lier la licence à l'appareil), version de l'Application.
- Sécurité des opérations : heures de connexion, adresse IP, journaux des requêtes API, journaux d'erreurs.
- Enregistrements d'usage : changements d'écran et actions dans l'Application (sur votre ordinateur uniquement, 60 jours).
3.2 Clients de l'entreprise (destinataires des messages)
- Nom, raison sociale, numéro de téléphone et, le cas échéant, adresse, centre et numéro fiscal.
- Données d'opération venant de l'ERP : type, numéro de pièce, montant, solde précédent et actuel, date.
- Réponses de rapprochement : réponse donnée (acceptation / refus / demande de détails), explication, date et heure, adresse IP, numéro d'enregistrement de la signature numérique.
- Préférence de notification : demandes de désabonnement et leurs dates.
Ces données sont saisies dans l'Application par l'entreprise (elle-même responsable du traitement) ou transférées depuis son ERP. Pour ces données, Sahatek agit en qualité de sous-traitant et ne les traite pas au-delà des instructions de l'entreprise.
3.3 Visiteurs du Site
- Journaux d'accès au serveur : adresse IP, type de navigateur, heure de visite et page demandée (sécurité et détection d'erreurs).
- Le Site n'utilise aucun cookie analytique ou publicitaire tiers.
4. Finalités du traitement
- Installation, licence, mise à jour de l'Application et support technique.
- Transmission aux clients de l'entreprise des notifications comptables et commerciales (facture, encaissement, paiement, relevé, rapprochement, etc.).
- Conduite du rapprochement de comptes numérique et conservation probante des réponses.
- Prise en compte des demandes des personnes ne souhaitant pas de notifications (liste noire).
- Sécurité de l'information, prévention des abus, détection des erreurs et attaques.
- Respect des obligations légales et des demandes des autorités compétentes.
- Conclusion et exécution du contrat, facturation, tenue de la comptabilité.
5. Bases juridiques
Les données sont traitées sur les bases prévues à l'article 5 de la KVKK : (a) nécessité pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat, (b) respect d'une obligation légale du responsable, (c) intérêt légitime du responsable sans atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne, (d) constitution, exercice ou protection d'un droit. À défaut, votre consentement explicite est recueilli ; il peut être retiré à tout moment.
6. Transferts
- Hébergement : les serveurs WappNeo sont situés en Turquie. Le trafic du Site et de l'API peut transiter par l'infrastructure Cloudflare pour la sécurité et l'accélération ; seules les métadonnées de connexion (IP, détails de requête) y sont traitées.
- WhatsApp / Meta : le contenu des messages est transmis au destinataire via l'infrastructure WhatsApp, depuis le compte WhatsApp de l'entreprise.
- Votre éditeur ERP : le logiciel ERP autorisé par votre entreprise envoie les notifications via l'API et peut en lire les résultats.
- Autorités : aux organismes publics légalement compétents en cas d'obligation légale.
En dehors de ces cas, les données ne sont ni vendues, ni louées, ni partagées à des fins marketing.
7. Durées de conservation
- Données de compte et de licence : pendant le contrat et 10 ans après sa fin (code des obligations et loi de procédure fiscale turcs).
- Enregistrements de file ERP et résultats d'envoi : 12 mois.
- Enregistrements de rapprochement et données de signature : 10 ans, à titre probatoire.
- Liste noire : tant que la personne ne souhaite pas de notifications.
- Journaux d'accès et de sécurité du serveur : 6 mois.
- Journaux d'envoi et activité utilisateur sur votre ordinateur : 60 jours (suppression automatique par l'Application).
À l'expiration des durées, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées.
8. Sécurité des données
- Toute communication entre l'Application et le serveur est chiffrée en TLS et chaque requête est signée.
- Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte à sens unique ; seule l'empreinte des secrets API ERP est conservée.
- L'accès au serveur est limité au personnel autorisé ; les opérations d'administration sont journalisées.
- Des sauvegardes régulières sont réalisées et protégées par les mêmes mesures.
- Les données de l'Application sur votre ordinateur sont liées à votre compte utilisateur du système ; la sécurité de l'appareil relève de l'entreprise.
9. Droits des destinataires et désabonnement
Les personnes recevant des messages d'une entreprise via WappNeo peuvent quitter la liste de notification en cliquant sur le lien à la fin du message ou en contactant l'entreprise. La demande est enregistrée avec date et heure ; aucun message n'est envoyé à ce numéro via l'Application tant que l'entreprise ne le réintègre pas. Les demandes relatives aux données des destinataires sont adressées d'abord à l'entreprise, responsable du traitement ; Sahatek, sous-traitant, apporte le support nécessaire.
10. Cookies
Le Site n'utilise au plus que des cookies techniques strictement nécessaires à la sécurité et à la continuité de session. Aucun cookie analytique, publicitaire ou de suivi n'est utilisé. Les vues web dans l'Application (ex. WhatsApp Web) conservent les cookies de ces services sur votre ordinateur ; Sahatek ne les lit pas.
11. Vos droits au titre de la KVKK
Conformément à l'article 11 de la KVKK, vous avez le droit :
- de savoir si vos données sont traitées et d'en demander communication ;
- de connaître la finalité du traitement et sa conformité ;
- de connaître les tiers destinataires en Turquie ou à l'étranger ;
- de demander la rectification des données incomplètes ou inexactes ;
- de demander l'effacement ou la destruction dans les conditions de l'article 7 ;
- de demander la notification de ces opérations aux tiers destinataires ;
- de vous opposer à un résultat défavorable issu d'une analyse exclusivement automatisée ;
- de demander réparation du dommage causé par un traitement illicite.
12. Modalités de demande
Adressez vos demandes, accompagnées des éléments justifiant votre identité, à [email protected] ou par écrit à l'adresse de Sahatek à Konya. Les demandes sont traitées gratuitement sous 30 jours au plus ; si l'opération engendre un coût, le tarif fixé par l'Autorité de protection des données s'applique. En cas de refus, de réponse insuffisante ou d'absence de réponse dans le délai, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données personnelles.
13. Modifications
Cette notice peut être mise à jour selon l'évolution de la réglementation ou de nos services. La version en vigueur est toujours publiée sur wappneo.com/fr/kvkk.html ; les changements importants sont annoncés dans l'Application. La version turque fait foi juridiquement.