KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, WappNeo yazılımının ("Uygulama") ve wappneo.com internet sitesinin ("Site") veri sorumlusu olan Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti. ("Sahatek" veya "Biz") tarafından hazırlanmıştır. Uygulamayı kuran, Site'yi ziyaret eden veya Uygulama üzerinden kendisine mesaj gönderilen gerçek kişileri bilgilendirmeyi amaçlar.

1. Veri sorumlusunun kimliği

Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti.
Konya, Türkiye
Telefon: 0850 532 7690 · 0553 240 16 90
E-posta: [email protected]
İnternet: wappneo.com

2. WappNeo'nun çalışma biçimi ve veri akışı

WappNeo, işletmelerin kendi WhatsApp hesaplarını kendi bilgisayarlarından yönetmelerini sağlayan bir Windows yazılımıdır. Bu yapı, hangi verinin nerede tutulduğunu belirler:

• Bilgisayarınızda tutulanlar: WhatsApp oturumunuz, sohbet içerikleriniz, telefon rehberiniz, kayıtlı mesaj şablonlarınız, gönderim günlükleri ve kullanıcı hareket kayıtları yalnızca Uygulama'nın kurulu olduğu bilgisayarda saklanır. Bu veriler Sahatek sunucularına gönderilmez.
• WappNeo sunucusunda tutulanlar: Lisans ve kullanıcı hesabı bilgileri, firma profili (ünvan, iletişim, logo), ERP entegrasyonu için kuyruğa alınan işlem bildirimleri, mutabakat kayıtları ve müşteri yanıtları, kara liste (bildirim almak istemeyen numaralar), API kimlik kayıtları ve yönetim logları.
• WhatsApp: Mesajlar doğrudan sizin WhatsApp hesabınızdan Meta Platforms'un altyapısı üzerinden iletilir. WhatsApp'ın kendi gizlilik politikası ayrıca geçerlidir; Sahatek, WhatsApp'ın veri işleme faaliyetlerinden sorumlu değildir.

3. İşlenen kişisel veriler

3.1 Uygulama kullanıcıları (işletme çalışanları)

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta, telefon numarası, firma ünvanı.
• Hesap ve lisans: kullanıcı kimliği, şifre özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), lisans süresi, cihaz parmak izi (lisansın cihaza bağlanması için), uygulama sürümü.
• İşlem güvenliği: giriş zamanları, IP adresi, API istek kayıtları, hata günlükleri.
• Kullanım kayıtları: Uygulama içindeki ekran geçişleri ve işlemler (yalnızca bilgisayarınızda, 60 gün).

3.2 İşletmenin müşterileri (mesaj alıcıları)

• Ad soyad, firma ünvanı, telefon numarası, varsa adres, vergi dairesi ve numarası.
• ERP'den gelen işlem bilgileri: işlem türü, belge numarası, tutar, önceki ve güncel bakiye, işlem tarihi.
• Mutabakat yanıtları: verilen yanıt (kabul / red / detay talebi), açıklama, yanıt tarihi ve saati, IP adresi, dijital imza kayıt numarası.
• Bildirim tercihi: "mesaj listesinden çıkış" talepleri ve tarihleri.

Bu veriler işletme tarafından (veri sorumlusu olarak işletmenin kendisi) Uygulama'ya girilir veya ERP sisteminden aktarılır. Sahatek bu veriler bakımından veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve işletmenin talimatı dışında işlemez.

3.3 Site ziyaretçileri

• Sunucu erişim kayıtları: IP adresi, tarayıcı türü, ziyaret zamanı ve istenen sayfa (güvenlik ve hata tespiti için).
• Site, üçüncü taraf analitik veya reklam çerezi kullanmaz.

4. İşleme amaçları

• Uygulama'nın kurulması, lisanslanması, güncellenmesi ve teknik desteğin sağlanması.
• İşletmenin müşterilerine muhasebe ve ticari bildirimlerin (fatura, tahsilat, ödeme, ekstre, mutabakat vb.) iletilmesi.
• Dijital cari mutabakat sürecinin yürütülmesi ve yanıtların ispat niteliğinde saklanması.
• Bildirim almak istemeyen kişilerin taleplerinin yerine getirilmesi (kara liste).
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, hata ve saldırı tespiti.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makamların taleplerinin karşılanması.
• Sözleşmenin kurulması ve ifası, faturalandırma, muhasebe kayıtlarının tutulması.

5. Hukuki sebepler

Kişisel veriler KVKK'nın 5. maddesinde sayılan şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: (a) bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, (b) veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, (c) ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati, (d) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması. Bu sebeplerin bulunmadığı hallerde açık rızanız alınır; açık rıza her zaman geri alınabilir.

6. Verilerin aktarılması

• Barındırma: WappNeo sunucuları Türkiye'de bulunur. Site ve API trafiği, güvenlik ve hızlandırma amacıyla Cloudflare altyapısından geçebilir; bu aktarımda yalnızca bağlantı meta verileri (IP, istek bilgisi) işlenir.
• WhatsApp / Meta: Mesaj içerikleri WhatsApp altyapısı üzerinden alıcıya iletilir. Bu iletim, işletmenin kendi WhatsApp hesabı üzerinden gerçekleşir.
• ERP sağlayıcınız: İşletmenizin yetkilendirdiği ERP yazılımı, API aracılığıyla işlem bildirimlerini gönderir ve sonuçlarını okuyabilir.
• Yetkili kurumlar: Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yasal zorunluluk halinde.

Bunlar dışında kişisel veriler üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz, pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

7. Saklama süreleri

• Hesap ve lisans bilgileri: sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca).
• ERP kuyruk kayıtları ve gönderim sonuçları: 12 ay.
• Mutabakat kayıtları ve dijital imza bilgileri: ispat niteliği nedeniyle 10 yıl.
• Kara liste kayıtları: ilgili kişi bildirim almak istemediği sürece.
• Sunucu erişim ve güvenlik günlükleri: 6 ay.
• Bilgisayarınızdaki gönderim günlükleri ve kullanıcı hareketleri: 60 gün (Uygulama tarafından otomatik silinir).

Süreler dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri güvenliği

• Uygulama ile sunucu arasındaki tüm iletişim TLS ile şifrelenir ve her istek imzalanır.
• Şifreler tek yönlü özet (hash) olarak saklanır; ERP API gizli anahtarlarının yalnızca özeti tutulur.
• Sunucuya erişim yetkili personelle sınırlıdır; yönetim işlemleri kayıt altına alınır.
• Düzenli yedekleme yapılır; yedekler aynı güvenlik önlemleriyle korunur.
• Bilgisayarınızdaki Uygulama verileri işletim sistemi kullanıcı hesabınıza bağlıdır; cihaz güvenliğinin sağlanması işletmenin sorumluluğundadır.

9. Mesaj alıcılarının hakları ve bildirimden çıkma

İşletmeden WappNeo aracılığıyla mesaj alan kişiler, mesajın sonunda yer alan bağlantıya tıklayarak veya ilgili işletmeye başvurarak bildirim listesinden çıkabilir. Çıkış talebi tarih ve saatiyle kaydedilir ve işletme tarafından yeniden eklenene kadar o numaraya Uygulama üzerinden mesaj gönderilmez. Alıcıların kişisel verileriyle ilgili talepleri öncelikle veri sorumlusu olan işletmeye yöneltilir; Sahatek veri işleyen sıfatıyla işletmeye gereken desteği sağlar.

10. Çerezler

Site yalnızca güvenlik ve oturum sürekliliği için zorunlu teknik çerezler kullanabilir. Analitik, reklam veya takip çerezi kullanılmaz. Uygulama içindeki web görünümleri (ör. WhatsApp Web) ilgili servislerin kendi çerezlerini bilgisayarınızda tutar; bu çerezler Sahatek tarafından okunmaz.

11. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

12. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayan bilgilerle birlikte [email protected] adresine e-posta ile veya Sahatek'in Konya'daki adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarife uygulanır. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

13. Değişiklikler

Bu metin mevzuat veya hizmetlerimizdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman wappneo.com/kvkk.html adresinde yayımlanır; önemli değişiklikler Uygulama içinden duyurulur.