Datenschutzhinweis und Datenschutzrichtlinie (KVKK)

Dieser Hinweis wird von der Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti. („Sahatek“ oder „wir“), dem Verantwortlichen für die Software WappNeo („Anwendung“) und die Website wappneo.com („Website“), gemäß dem türkischen Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten („KVKK“) und den zugehörigen Vorschriften erstellt. Er informiert natürliche Personen, die die Anwendung installieren, die Website besuchen oder über die Anwendung Nachrichten erhalten.

1. Identität des Verantwortlichen

Sahatek Bilişim Teknolojileri Tic. Ltd. Şti.
Konya, Türkei
Telefon: 0850 532 7690 · 0553 240 16 90
E-Mail: [email protected]
Web: wappneo.com

2. Funktionsweise von WappNeo und Datenfluss

WappNeo ist eine Windows-Software, mit der Unternehmen ihre eigenen WhatsApp-Konten von ihren eigenen Computern aus verwalten. Diese Struktur bestimmt, wo welche Daten liegen:

• Auf Ihrem Computer: Ihre WhatsApp-Sitzung, Chatinhalte, Telefonbuch, gespeicherte Vorlagen, Sendeprotokolle und Benutzeraktivitäten werden nur auf dem Computer gespeichert, auf dem die Anwendung installiert ist. Diese Daten werden nicht an Sahatek-Server gesendet.
• Auf dem WappNeo-Server: Lizenz- und Benutzerkontodaten, Firmenprofil (Name, Kontakt, Logo), für die ERP-Anbindung eingereihte Vorgangsbenachrichtigungen, Abstimmungsdatensätze und Kundenantworten, Sperrliste (abgemeldete Nummern), API-Schlüssel und Verwaltungsprotokolle.
• WhatsApp: Nachrichten werden direkt von Ihrem WhatsApp-Konto über die Infrastruktur von Meta Platforms zugestellt. Die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp gilt gesondert; Sahatek ist für die Verarbeitung durch WhatsApp nicht verantwortlich.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

3.1 Anwendungsbenutzer (Mitarbeiter des Unternehmens)

• Identität und Kontakt: Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname.
• Konto und Lizenz: Benutzer-ID, Passwort-Hash (das Passwort selbst wird nicht gespeichert), Lizenzdauer, Gerätefingerabdruck (zur Bindung der Lizenz an das Gerät), Anwendungsversion.
• Transaktionssicherheit: Anmeldezeiten, IP-Adresse, API-Anfrageprotokolle, Fehlerprotokolle.
• Nutzungsaufzeichnungen: Bildschirmwechsel und Aktionen in der Anwendung (nur auf Ihrem Computer, 60 Tage).

3.2 Kunden des Unternehmens (Nachrichtenempfänger)

• Name, Firmenname, Telefonnummer, ggf. Adresse, Finanzamt und Steuernummer.
• Vorgangsdaten aus dem ERP: Vorgangstyp, Belegnummer, Betrag, alter und aktueller Saldo, Vorgangsdatum.
• Abstimmungsantworten: gegebene Antwort (Annahme / Ablehnung / Detailanfrage), Erläuterung, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Nummer der digitalen Signatur.
• Benachrichtigungspräferenz: Abmeldeanfragen und deren Datum.

Diese Daten werden vom Unternehmen (das selbst Verantwortlicher ist) in die Anwendung eingegeben oder aus dem ERP übertragen. Sahatek handelt hierfür als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten nicht über die Weisungen des Unternehmens hinaus.

3.3 Website-Besucher

• Server-Zugriffsprotokolle: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Besuchs und aufgerufene Seite (für Sicherheit und Fehlererkennung).
• Die Website verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies Dritter.

4. Zwecke der Verarbeitung

• Installation, Lizenzierung, Aktualisierung der Anwendung und technischer Support.
• Zustellung buchhalterischer und geschäftlicher Mitteilungen (Rechnung, Zahlungseingang, Zahlung, Auszug, Abstimmung usw.) an die Kunden des Unternehmens.
• Durchführung der digitalen Saldenabstimmung und beweissichere Aufbewahrung der Antworten.
• Erfüllung der Wünsche von Personen, die keine Mitteilungen erhalten möchten (Sperrliste).
• Gewährleistung der Informationssicherheit, Verhinderung von Missbrauch, Erkennung von Fehlern und Angriffen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und behördlicher Anfragen.
• Abschluss und Erfüllung des Vertrags, Rechnungsstellung, Buchführung.

5. Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden auf den in Artikel 5 KVKK genannten Grundlagen verarbeitet: (a) Erforderlichkeit für Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags, (b) Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen, (c) berechtigtes Interesse des Verantwortlichen, sofern Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden, (d) Begründung, Ausübung oder Schutz eines Rechts. Liegt keine dieser Grundlagen vor, wird Ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt; sie kann jederzeit widerrufen werden.

6. Weitergabe der Daten

• Hosting: Die WappNeo-Server befinden sich in der Türkei. Website- und API-Verkehr kann zur Sicherheit und Beschleunigung über die Cloudflare-Infrastruktur laufen; dabei werden nur Verbindungsmetadaten (IP, Anfragedaten) verarbeitet.
• WhatsApp / Meta: Nachrichteninhalte werden über die WhatsApp-Infrastruktur vom eigenen WhatsApp-Konto des Unternehmens zugestellt.
• Ihr ERP-Anbieter: Die vom Unternehmen autorisierte ERP-Software sendet Vorgangsbenachrichtigungen über die API und kann deren Ergebnisse lesen.
• Behörden: an gesetzlich zuständige öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nicht verkauft, vermietet oder zu Marketingzwecken weitergegeben.

7. Aufbewahrungsfristen

• Konto- und Lizenzdaten: während der Vertragslaufzeit und 10 Jahre nach deren Ende (türkisches Obligationenrecht und Steuerverfahrensgesetz).
• ERP-Warteschlangeneinträge und Sendeergebnisse: 12 Monate.
• Abstimmungsdatensätze und Signaturdaten: 10 Jahre als Beweismittel.
• Sperrlisteneinträge: solange die Person keine Mitteilungen erhalten möchte.
• Server-Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle: 6 Monate.
• Sendeprotokolle und Benutzeraktivitäten auf Ihrem Computer: 60 Tage (automatische Löschung durch die Anwendung).

Nach Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

8. Datensicherheit

• Die gesamte Kommunikation zwischen Anwendung und Server ist TLS-verschlüsselt; jede Anfrage wird signiert.
• Passwörter werden als Einweg-Hash gespeichert; von ERP-API-Secrets wird nur der Hash aufbewahrt.
• Der Serverzugriff ist auf befugtes Personal beschränkt; Verwaltungsvorgänge werden protokolliert.
• Es werden regelmäßige Backups erstellt und mit denselben Maßnahmen geschützt.
• Die Anwendungsdaten auf Ihrem Computer sind an Ihr Betriebssystem-Benutzerkonto gebunden; die Gerätesicherheit liegt in der Verantwortung des Unternehmens.

9. Rechte der Nachrichtenempfänger und Abmeldung

Personen, die über WappNeo Nachrichten eines Unternehmens erhalten, können sich über den Link am Ende der Nachricht oder durch Kontakt mit dem Unternehmen von der Benachrichtigungsliste abmelden. Die Abmeldung wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert; an diese Nummer werden über die Anwendung keine Nachrichten gesendet, bis das Unternehmen sie wieder aufnimmt. Anfragen zu personenbezogenen Daten der Empfänger sind zunächst an das Unternehmen als Verantwortlichen zu richten; Sahatek unterstützt als Auftragsverarbeiter.

10. Cookies

Die Website verwendet höchstens technisch notwendige Cookies für Sicherheit und Sitzungskontinuität. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht verwendet. Webansichten in der Anwendung (z. B. WhatsApp Web) speichern die Cookies dieser Dienste auf Ihrem Computer; Sahatek liest sie nicht.

11. Ihre Rechte nach dem KVKK

Nach Artikel 11 KVKK haben Sie das Recht:

• zu erfahren, ob Ihre Daten verarbeitet werden, und Auskunft darüber zu verlangen;
• den Zweck der Verarbeitung und die zweckgemäße Nutzung zu erfahren;
• die Dritten im In- und Ausland zu kennen, an die Daten übermittelt werden;
• die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten zu verlangen;
• unter den Voraussetzungen des Artikels 7 KVKK Löschung oder Vernichtung zu verlangen;
• die Mitteilung von Berichtigung, Löschung und Vernichtung an Dritte zu verlangen;
• einem ausschließlich automatisiert erzeugten, für Sie nachteiligen Ergebnis zu widersprechen;
• Ersatz des durch rechtswidrige Verarbeitung entstandenen Schadens zu verlangen.

12. Antragsverfahren

Richten Sie Ihre Anfragen mit Angaben zur Identitätsprüfung per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an die Adresse von Sahatek in Konya. Anträge werden spätestens innerhalb von 30 Tagen kostenlos bearbeitet; verursacht der Vorgang zusätzliche Kosten, gilt der von der Datenschutzbehörde festgelegte Tarif. Bei Ablehnung, unzureichender oder nicht fristgerechter Antwort können Sie Beschwerde bei der türkischen Datenschutzbehörde einlegen.

13. Änderungen

Dieser Hinweis kann bei Änderungen der Gesetzgebung oder unserer Dienste aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung ist stets unter wappneo.com/de/kvkk.html veröffentlicht; wesentliche Änderungen werden in der Anwendung angekündigt. Rechtlich verbindlich ist die türkische Fassung.